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仕事が速い人はメールをすぐに返信、遅い人は後回しにしがち
仕事が速い人はみんな決まってメールの返信が速いです。
しかも、重要な内容でなくても即返信します。
一方で、仕事が遅い人は目の前の業務を優先し、メールの返信は後回しにします。
重要度が高い低いにかかわらず。。。相手を待たせてしまいます。
仕事が速い人は、どちらにしても返信するので、「後回しにしても今やって同じように時間がかかる」ということがわかっているからです。
即返信することは他にもメリットがあります。
「相手からの信頼を得られること」です。
メールの重要度にかかわらず、返信が遅いと「このメールちゃんと読んでいるのだろうか」「忙しいそうだから他のひとにお願いすれば良かったかも・・・」などと、相手にいらぬ不安を抱かせてしまいます。
また、返信が遅いことで、「電話をしなければメールを確認してもらえない」などと思われ、お互いに電話の発信・受信というムダが発生してしまいます。
逆にメールの返信が早ければ、「すぐに返答してくれるから安心」と相手に信頼されます。
メールの返信が遅いことで、相手はあなたへのメールを増やしたり、締切をわざと短くしたりするのです。
このように、メールの返信を遅くすると心象を悪くしたり、無駄な手間が発生します。
メール返信のタイミングなんて大した問題ではないように思いますが、すぐに返信してみるとおどろくほど、スムーズになるので、実践してみましょう。
まず優先順位をつけてから作業しよう！来た順に取り掛かるのは作業効率を悪くする
仕事が速い人は、必ず作業をおこなう前に「優先順位」をつけます。
一方、仕事の遅い人は、仕事がきた順番に取り掛かります。
仕事が速い人は優先順位をつけた後、1つの作業に集中し、ひととおり完成させたうえで、次の作業に移り、自分の中で達成感を作り続けるで、気持ちよく作業がはかどります。
優先順位のつけ方はいろいろです。
予算や利益、重要度、将来につながるものなのか等、あなたや組織にとって一番利得のあることを考慮するといいでしょう。
それでも、順位が付けられない場合は、嫌いな仕事や苦手な仕事からはじめるようにしましょう。
大抵の人は、嫌いな作業や苦手な作業は後回しにして、早く片付きそうな仕事から着手します。
その結果、苦手で時間がかかる仕事ばかりがたまり、やる気が低下して、業務効率がおちてしまいます。
優先順位をつけられなければ、嫌いな仕事から順に片付けるようにしましょう。
優先順位をつけるて、その順に作業するだけなので、誰でも今すぐにできます。
早速、実践してみましょう。
仕事が速い人は上手に手を抜き、遅い人はすべてに全力投球しがち・・・
仕事が速い人は上手に手抜きができます。
常に集中して全力投球で作業しているように感じますが、実際は違います。
すべてに全力投球で完璧にこなすことは自体は素晴らしいことですが、取捨選択せずに常に全力投球だと、疲れてしまいますし、納期が遅れたり、ときにはパンクしてしまうかもしれません。
常に全力投球する人の脳は、余裕がないので、作業をこなすことに精一杯になり、新しい発想などが乏しいつまらない成果物になりがちです。
それに対して仕事が速い人は、手を抜くべき仕事と全力投球する仕事を精査して作業しています。
例えば、社内など身内で使用するような資料についてはそれほどクォリティの高いものにしないように・・・
一方で、重要度の高いクライアント向けの作業については全力投球でクォリティ高いものに仕上げるなど、うまくコントロールしましょう。
仕事によってクォリティにメリハリをつけることが重要です。
仕事が速い人は仕事を振って、遅い人は抱え込む
仕事が速い人は、自分自身ですべてこなしているように見えますが、実際は違います。
実は誰かにうまく仕事を振っているのです。
本来、自分でやるべきでない仕事が振られてくることがあるかもしれませんが、それをすべて自分で片付ける必要はないのです。
やるべきでない仕事に時間をとられることほど、ムダな事はありません。
できるだけ、早い段階で他の人に振りましょう。
組織の中では、自身で判断できない場合もあるかと思います・・・そんなときは上司に相談しましょう。
責任感の強い人ほど1人で抱え込みがちですが、嫌々やるなんて、モチベーションが落ちるだけでなく、組織全体に悪影響をおよぼします。
自分よりスピーディーにクォリティ高くこなせる人がいるはずです。
自分は何でもこなせるというような変なプライドは捨てることが大切です。
まとめ｜仕事の速い人の習慣を真似することで、まわりからの評価もあがります
- メールは即返信。後回しにすると手間が増える
- 優先順位を決めて作業する
- 上手に手抜きをしよう。すべての仕事に全力投球しないようにする
- 1人で抱え込まない。苦手な仕事や自分の仕事でないものは、人に振ること。振れないのであれば相談しよう
これらを日常的に実践すれば、特に能力が変わらなくても、スピーディーに仕事をこなすことができます。
その結果、無駄な残業を減らすことができるだけでなく、周りから「仕事のできる人」と思われるようになります。
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